Независимо от того, являемся ли мы одной из крупнейших корпораций в мире или семейной компанией из маленького американского городка, у большинства из нас в этом секторе есть одна общая черта: у нас есть много данных, которые мы можем следить за. С данными приходит необходимость в конфиденциальности, и это постоянная проблема, с которой сталкиваются многие из нас. Может быть довольно сложно сохранить все в целости и сохранности.
Конечно, как вы, наверное, поняли из названия, есть способы облегчить этот процесс. На самом деле существует множество программ и сторонних платформ, которые помогают нам хранить данные сотрудников так же безопасно, как мы храним данные клиентов.
Суть в том, что, хотя мы, возможно, не думаем об этом так же, как о потребительских данных, личная информация наших сотрудников также обязательно должна быть защищена. Конечно, многое из этого может спокойно лечь на плечи нашего отдела кадров. Однако было бы расточительством оставлять их наедине с процессами проверки заработной платы и доходов, если их можно автоматизировать.
Но как все это работает? Зачем нам беспокоиться? Это все вопросы, на которые мы постараемся ответить сегодня. Обязательно оставайтесь здесь, если вам интересно или вы хотите узнать больше о сохранении данных в безопасности.
Оглавление
О каких данных о сотрудниках мы говорим?
Самый большой вопрос, который, кажется, возникает в связи с этой темой, прост: что мы вообще подразумеваем под «данными» сотрудников? На этот вопрос есть несколько ответов, и это будет зависеть (по крайней мере, в некоторой степени) от того, чем занимается ваша компания в вашей отрасли. Однако задумайтесь на минутку о том, за что отвечает ваш отдел кадров.
Скорее всего, вы поручите им заниматься такими вопросами, как расчет заработной платы, и следить за тем, чтобы все было справедливо и отправлялось вовремя. Дело в том, что, к сожалению, это может занять много времени. Есть много других вещей, которыми ваши менеджеры по персоналу могли бы заняться в это драгоценное время, например, проведение семинаров, создание команды или… что-то еще.
Данные, с которыми они работают, относятся к тому типу, который мы обсуждаем, а именно, конфиденциальная информация, такая как платежная информация, а также личные данные, которые они хотели бы сохранить в безопасности от широкой публики, а также от остальной части информации. офис. По этой причине может быть полезно иметь платформу, которая позволит как можно меньшему количеству людей иметь доступ к этим данным.
Конфиденциальность, платформы и автоматизация
Здесь мы рассмотрели некоторые основы, касающиеся того, какую информацию и данные нам следует сосредоточить на обеспечении безопасности. Есть несколько компаний, таких как Vault Verify, которые могут помочь в этом процессе, особенно тем, кто не совсем уверен, с чего начать.
Но как это на самом деле работает? Одним из первых шагов будет внедрение вашей организации на платформу, которую вы решили использовать. Отсюда вы можете начать автоматизировать процессы, которые раньше выполнялись вручную, например ввод данных о сотрудниках, таких как имена пользователей и пароли или платежные реквизиты.
Это позволит вашему отделу кадров сосредоточиться на более крупных и лучших вещах, что, конечно, всегда является положительным моментом. Преимущество использования платформы заключается в том, что они могут предлагать такие вещи, как высококлассное шифрование, так что данные не будут видны посторонним лицам по обе стороны экрана. Представители отдела кадров могут проверить, предоставили ли сотрудники ответы, не просматривая их конфиденциальные данные.
Некоторые другие варианты использования включают создание API, чтобы проверка налоговых документов, таких как I-9, могла выполняться автоматически, а также любые заявления по безработице, которые, возможно, потребуется рассмотреть. Есть масса возможностей, о которых вы можете прочитать здесь.
Действительно ли этот уровень конфиденциальности стоит своих денег?
Последнее, что вас, возможно, задало вопросом: действительно ли нам нужно уделять приоритетное внимание такому высокому уровню конфиденциальности? Хотя это может показаться немного удивительным, правда в том, что это действительно очень важно. Сохранение конфиденциальности наших сотрудников так же важно, как и защита ее для наших клиентов.
Однако помимо этого довольно легко увидеть и другие причины, по которым мы готовы тратить деньги на подобные вещи. В конце концов, это может помочь сделать наши отделы кадров намного более эффективными, что в конечном итоге весьма ценно. Существует старая поговорка: «Чтобы заработать деньги, нужно тратить деньги», и она, безусловно, применима и здесь.
В следующий раз, когда вы задумаетесь, стоит ли оно того, надеюсь, это поможет вам разобраться!
Суман (Кул Прасад) Пандит является опытным бизнес-профессионалом и предпринимателем с подтвержденным опытом работы в корпоративном и стартап-секторе в Великобритании и США. Суман, уделяя особое внимание устойчивым методам ведения бизнеса и бизнес-образованию, высоко ценится за его инновационное решение проблем и стремление к совершенству. Его опыт и преданность своему делу делают его ценным активом для предприятий, стремящихся к росту и успеху.