Содержание
Наличие разнообразного зала заседаний имеет важное значение для любой организации. Совместная работа совета директоров, имеющего инклюзивное видение и различные точки зрения, приводит к более эффективному принятию решений, улучшению управления рисками и улучшению корпоративного управления.
К счастью, с помощью цифровых решений, таких как виртуальный зал заседаний, организации могут преодолеть многие из этих препятствий, виртуально подключаясь к квалифицированным специалистам со всего мира.
В этом сообщении блога мы рассмотрим, как использование этих инструментов может помочь максимизировать разнообразие в руководящей команде вашего бизнеса, что сегодня крайне важно для успеха!
Что такое виртуальные переговорные комнаты?
Виртуальные залы заседаний, также известные как виртуальные залы заседаний или онлайн-залы заседаний, представляют собой веб-платформы, которые предоставляют совету директоров и другим старшим лицам, принимающим решения, безопасное цифровое пространство для удаленного сотрудничества с использованием инструментов видеоконференций.
Например, приложение для управления советами, такое как https://idealsboard.com/, изменило методы работы предприятий, революционизировав общение и сотрудничество внутри организаций.
По словам Хесуса Риваса, специалиста по маркетинговой стратегии Board-Room.org: «Членам совета директоров больше не нужно часто путешествовать по нескольким географическим точкам или встречаться лично, что снижает накладные расходы и обеспечивает соблюдение правил социального дистанцирования в соответствии с протоколами безопасности COVID-19.».
Благодаря виртуальным залам заседаний советы директоров могут повысить свою гибкость в продвижении и решении деликатных вопросов, требующих немедленного внимания.
Кроме того, им не требуется дополнительное время на координацию, что может поставить под угрозу точность, что приводит к эффективности процессов принятия решений.
Эта технология предлагает оптимальную альтернативу/решение, когда традиционные офисные графики больше не обеспечивают своевременное реагирование.
Возможности программного обеспечения для виртуальных конференц-залов
Программное обеспечение виртуального зала заседаний предназначено для облегчения общения и сотрудничества между членами совета директоров, независимо от их физического местонахождения.
Он предоставляет директорам безопасную и удобную платформу для эффективного и результативного общения на собраниях.
Вот некоторые важные функции, которые обычно можно найти в программном обеспечении для виртуальных залов заседаний:
- Безопасная связь. Безопасность имеет решающее значение при обсуждении конфиденциальной информации на уровне совета директоров. Программное обеспечение виртуального зала заседаний позволяет директорам безопасно общаться с использованием шифрования и других мер безопасности, защищая данные от несанкционированного доступа.
- Централизованный документооборот. Виртуальные залы заседаний предлагают инструменты для обработки и управления документами, такие как управление цифровыми подписями и контроль версий, гарантируя, что все участники всегда будут иметь доступ к последним версиям документов, необходимых им для обсуждений.
- Интерактивное создание повестки дня. Надежное программное обеспечение для досок помогает администраторам создавать интерактивные повестки дня с вложениями, что позволяет лучше подготовиться к совещаниям и упростить управление навигацией.
- Простое планирование. Директора могут использовать программное обеспечение виртуального зала заседаний, чтобы быстро планировать предстоящие встречи. Некоторые платформы предлагают функции, которые позволяют участникам добавлять пункты повестки дня или задачи, относящиеся к конкретным собраниям, что позволяет членам совета директоров просматривать все важные моменты с помощью одного инструмента без обмена несколькими электронными письмами или сообщениями.
- Безопасные инструменты голосования и принятия решений. Безопасные порталы советов директоров обеспечивают конфиденциальный учет голосов. Некоторые платформы показывают фактический подсчет голосов и результаты, чтобы дать членам совета директоров представление о процессе принятия решений.
- Удобный интерфейс и доступность. Удобный интерфейс обеспечивает удобство работы независимо от технических знаний. Некоторые демонстрируют быстрое обучение даже для тех, кто впервые пользуется платформой. Кроме того, они предлагают легкий доступ через мобильные телефоны или планшеты, что облегчает участие тех, кто находится в пути.
Преимущества виртуальных залов заседаний для обеспечения разнообразия в совете директоров
Виртуальные залы заседаний становятся все более популярными в последние годы из-за развития технологий и необходимости более гибкого и эффективного общения.
Разнообразие в совете директоров также становится важнейшим аспектом успешного бизнеса, поскольку компании осознают преимущества наличия разнообразных точек зрения и опыта среди лиц, принимающих решения.
Вот некоторые преимущества виртуальных залов заседаний для продвижения разнообразия в совете директоров.
1. Более широкий географический охват
Одним из основных преимуществ виртуальных залов заседаний является то, что они позволяют советам директоров преодолевать географические барьеры. Это означает, что директора, находящиеся в разных городах или даже странах, могут легко участвовать во встречах без необходимости путешествовать.
Это не только экономит время и деньги, но и позволяет компаниям расширить поиск разнообразных кандидатов за пределы своего непосредственного местоположения.
Например, компания, базирующаяся в Нью-Йорке, может столкнуться с трудностями при поиске разных директоров с Западного побережья. Однако благодаря виртуальному залу заседаний они могут рассматривать кандидатов из Сан-Франциско или Лос-Анджелеса, не требуя от них поездок в соответствии с их графиком.
2. Повышенная доступность
Виртуальные залы заседаний позволяют директорам с ограниченными возможностями или ограниченными возможностями полноценно участвовать в заседаниях. Они могут присоединиться удаленно, где им удобно, и иметь доступ к технологиям, необходимым для полноценного взаимодействия с другими участниками собрания.
3. Более эффективные встречи
Поскольку виртуальные залы заседаний опираются на технологии, они обычно предлагают несколько полезных функций, таких как совместное использование экрана, инструменты опроса, чаты и видеоконференции, что способствует эффективному общению между всеми участниками без каких-либо перерывов.
Эти инструменты не только делают собрания более продуктивными, но и гарантируют, что мнения каждого будут услышаны, независимо от того, где они географически находятся.
4. Большее разнообразие точек зрения
Наличие директоров с разным опытом вносит разнообразие в мыслительные процессы, что приводит к улучшению бизнес-результатов в целом.
Виртуальный зал заседаний облегчает компаниям набор и удержание разнообразных талантов, устраняя такие барьеры, как требования к физическому местонахождению.
5. Измеримые идеи относительно разнообразия и инклюзивности
Платформы виртуальных залов заседаний, такие как Azeus Convene, показывают обзор того, кто говорит больше всего, и поднимает вопросы/идеи из разных слоев общества во время встреч.
Размышление над закономерностями помогает компаниям разрабатывать инициативы, которые могут улучшить разнообразие более эффективно, чем просто думать, что это так, что может иметь ключевое значение для оценки прогресса и определения областей для улучшения.
Нижняя граница
Использование цифровых решений для максимизации разнообразия советов директоров имеет важное значение для современных предприятий, стремящихся добиться успеха на все более разнообразном и глобализированном рынке.
Благодаря порталам виртуальных советов, предлагающим безопасную связь, централизованное управление документами и инструменты для принятия решений, компании могут способствовать инклюзивности, одновременно способствуя более плавному сотрудничеству между своими директорами.